みなさん、突然ですがこんな経験ありませんか？
「急いでメールを送ったら、あとで誤字に気づいて焦った！」
「敬語がなんか変かも…でも、どこが変なのか自分じゃわからない！」
「相手にちゃんと伝わっているのか心配…」
事務職や営業職をしていると、メールはほぼ毎日のように使うツールですよね。でも、忙しいとつい確認が甘くなって、後から「あぁ～やっちゃった！」なんてことも…。特に取引先や上司に送る大事なメールで間違いがあると、本当に冷や汗もの！
そこでオススメしたいのが、「生成AI」を使ってメールをチェックする方法です！AIをうまく活用すれば、ビジネスメールの間違いをグッと減らすことができます。「えっ、なんだか難しそう？」と思うかもしれませんが、使い方はとっても簡単で、むしろ手放せなくなるくらい便利なんです！今回は、生成AIを使ったメール作成術を、実例も交えながらわかりやすくお伝えします♪
生成AIってなに？どう使うの？
「生成AIって何？ITに詳しくないからちょっと難しそう…」と思うかもしれませんが、実はとても身近な存在なんです。生成AIは、文章を解析してくれる頭のいいアシスタントみたいなもの。誤字脱字はもちろん、敬語や表現までチェックして、より良い形に提案してくれるんです。
例えば、こんな文章をAIにチェックしてもらうと…
「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。先日の会議でお話した件ですが、資料を確認下さい。」
これが、生成AIを使うとこんなふうに改善されます：
修正後：
「いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。先日の会議でお話しいたしました件につきまして、添付資料をご確認いただけますと幸いです。」
たったこれだけで、ぐっと丁寧でプロっぽい印象に！このAIは私たちがよくやりがちな間違いもちゃんと直してくれるので、本当に頼りになります。
明日からできる！生成AIの活用ステップ
【ステップ1】まずは自分で下書きを書いてみる
生成AIを使うといっても、いきなり何でもお任せではなく、まずは自分の言葉でメールを下書きします。普段通りに書けばOK！完璧を目指す必要はありません。ポイントは「言いたいことを素直に書くこと」。例えば…
「会議の日程変更についてお知らせしたい」
「見積もりについて質問したい」
など、まず自分が伝えたいことをシンプルに書いていきます。
【ステップ2】生成AIに下書きをチェックしてもらう
下書きができたら、生成AIに入力します。最近は無料で使えるツールもたくさんありますし、会社で導入している方もいるかもしれませんね！
AIは文章を解析して、以下のような点を改善してくれます。
誤字脱字の指摘
敬語の間違い修正
全体のトーンをビジネスらしく整える
「お手数おかけしますが、よろしくお願い申し上げます。」
→「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
微妙なニュアンスの違いまでしっかり提案してくれるので、自信を持って送信できます！
【ステップ3】提案を確認して調整
AIが修正してくれた文章を確認し、自分の意図に合っているかをチェックします。たとえば、社内メールなら少しカジュアルでもOKですが、取引先にはフォーマルな敬語が必要だったりしますよね。生成AIはあくまでサポート役なので、最終的な判断はあなた自身で！
【ステップ4】完成したメールを送信
提案を元に修正し終えたら、いよいよ送信！「これで大丈夫かな？」と不安になることなく、堂々とメールを送れるようになります。これなら、忙しいときでもサクッとミスなく仕事を進められますよ♪
実際に使ってみた感想は？
私の周りでも生成AIを活用している同僚が多く、「本当に助かる！」という声をよく聞きます。
営業担当のAさん：「クライアント向けのメールって、ちょっとした表現が大事だからAIでチェックするだけで安心感が違う！」
事務職のBさん：「急ぎの社内メールでも、敬語の間違いを直してくれるから時間の節約にもなる！」
新人のCさん：「ビジネスマナーがまだ不安だったけど、生成AIで修正してもらえば先輩に指摘されることが減りました！」
みんなそれぞれのシーンで活用していて、「もっと早く知りたかった！」という声も多いです。実際に一度使うと、その便利さに感動すること間違いなしです！
まとめ
生成AIを活用することで、ビジネスメールのミスを防ぎ、効率よく仕事を進められます。忙しい中でも落ち着いて確認できる相棒がいるだけで、気持ちに余裕も生まれますよね。「大事なメールでミスをしたくない」「もっと自信を持ってメールを送りたい」という方は、ぜひ試してみてください！
株式会社セブンピクチャーズ
ヤキメシ
株式会社セブンピクチャーズ HR事業部 BB_TeamD
普段は求人原稿ライティングを行っています★コラムの情報発信の担当です♪ぜひよろしくお願いいたします(*''ω''*)